Najczęściej sygnał o potrzebie CRM pojawia się w dwóch sytuacjach. Po pierwsze, gdy młoda firma rozwija się, co wiąże się z rozbudową listy kontrahentów i nowymi wyzwaniami. Wówczas konieczna jest modernizacja dotychczasowych form zarządzania. Należy prawidłowo planować i optymalizować działania w tym obszarze, co bez systemu CRM jest pracochłonne, kosztowne i niepewne. Druga sytuacja występuje, gdy firma o ugruntowanej pozycji wprowadza koncepcję rozwoju i zwiększenia obrotów poprzez efektywną sprzedaż. Tutaj bez dwóch zdań CRM, w ujęciu analitycznym, jest wręcz konieczny.
Z CRM7 mogą korzystać zarówno duże jak i małe firmy poprzez konsolidację danych o klientach w jednym systemie. W miarę rozwoju przedsiębiorstwa, prowadzenie rejestru wszystkich transakcji może stać się przytłaczające. Narzędzie CRM pozwala na zarządzanie relacjami z klientami bardziej efektywnie, więc masz więcej czasu na skoncentrowanie się na rozwoju usługi lub produktu.
