Sprostanie potrzebom zarządczym

CRM dla kancelarii jest w istocie jednym z najłatwiejszych w implementacji. Dlaczego? Otóż ciężko wyobrazić sobie prawnika, który nie śledzi czasu poświęconego na obsługę Klienta, nierejestrującego rodzaju świadczonych usług i nie archiwizującego dokumentów, które sporządził lub zgromadził w toku postępowania. Jest to oczywiście podstawa do pobierania opłat za świadczenie usług na rzecz Klienta. Potrzeby prawników doskonale odpowiadają temu, co oferują systemy klasy CRM dla mecenasów. Wdrożenie systemu do zarządzania relacjami z Klientem w kancelarii może zatem przebiec szybciej, niż w firmie działającej w innej branży, gdzie określenie potrzeb ma miejsce dopiero na etapie wyboru dostawcy systemu. W kancelarii ten krok jest niejako pominięty z uwagi na specyfikę działalności kancelarii.

Zarządzanie ogromnym strumieniem danych

Ciągły strumień potencjalnie cennych informacji z punktu widzenia idei CRM dla branży prawniczej przepływa przez typową kancelarię na co dzień, ale prawnicy i ich firmy zazwyczaj nie są w stanie wykorzystać go na tyle efektywnie, jakby chcieli. Konieczna jest automatyzacja działań, za którą odpowiada system. Z punktu widzenia budowania relacji, tym, co oferuje system CRM, jest mapowanie związku z Klientem – przypisanie opiekuna, rejestracja wszelkich form kontaktu, określenie obszarów specjalizacji dla wykonania konkretnej usługi, ewidencja niezbędnych dokumentów. Poza tym system służy zaawansowanej koordynacji działań – CRM7 pozwala na przekazanie całości sprawy lub określonych obowiązków poszczególnym pracownikom. Nie można zapominać o możliwości zarządzania finansami - system CRM pozwala na ewidencję należności oraz zobowiązań, ktora jest wspierana mechanizmami powiadomień mailowych.

Uprawnienia do wglądu w zebrane informacje

Dzięki rozwiniętym funkcjonalnościom zarządzania danymi, uprawnieni pracownicy kancelarii mają pełny wgląd w to, co dzieje się w kancelarii. Terminowy, dokładnie określony zakres dostępu do spersonalizowanych informacji ze źródeł zewnętrznych to kolejny, kluczowy aspekt CRM, który zaspokaja potrzeby kancelarii. Koncentracja w jednym miejscu logicznie i chronologicznie uporządkowanych danych oznacza 360-stopniowy widok na relacje z Klientem. Stosowane w systemach CRM dla mecenasów mechanizmy integracji oraz stworzone algorytmy zapewniają utrzymywanie dokładnej i aktualnej bazy danych. Katalogowanie umów, rozporządzeń, zestawień okresowych czy upoważnień z zachowaniem wybranych poziomów uprawnień znacznie przyspiesza proces obsługi Klienta. Ci, którzy są odpowiedzialni za poszczególne etapy obsługi, korzystają z dokumentów i rekordów, do których mają dostęp według przypisanego pakietu uprawnień, podczas gdy pracownicy wyższego szczebla posiadają szersze uprawnienia, by mieli wgląd w całość projektu i pracę poszczególnych członków zespołu.

Cel, analiza i optymalizacja to podstawy

W każdej kancelarii prawniczej, priorytetem projektu jest określenie celów, wskaźników i zasobów niezbędnych do osiągnięcia tego celu. Wszystkie działania mają również służyć optymalizacji. Rejestrowanie wszelkich akcji w CRM dla kancelarii ma swoje podłoże w tejże optymalizacji - tego, co nie jest zmierzone, nie można poprawić. Można kierować się w relacjami z Klientem intuicją, ale dopiero intuicja poparta konkretnymi liczbami przybliża nas do sukcesu. Jeśli zorganizowana za pośrednictwem tradycyjnej skrzynki mailowej promocja nowej usługi przyniesie nam lepsze niż oczekiwane wyniki, może to oznaczać, że było odpowiednio skonstruowana, ale równie dobrze może to być kwestia szczęścia i nie ma co liczyć na powtórzenie tego sukcesu. Podstawą jest gromadzenie wartościowych danych, zanalizowanie ich i dokonywanie korekt, by w przyszłości jej efektywność była jeszcze większa, aż do punktu optimum. Jeśli nie dysponujesz narzędziem do przestudiowania reakcji lub konwersji, takim jak CRM7, najprawdopodobniej część Twoich wysiłków idzie na marne.